Vriendenvergaderingen

Artikel 1 – Algemene vriendenvergaderingen

De algemene vriendenvergaderingen worden tenminste vier maal per jaar gehouden.  In aanvulling hierop zullen er, als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, extra vriendenvergaderingen en themabijeenkomsten gehouden worden. 

1. Vrienden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. 

2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website.

3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Vrienden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.

4. Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

5. Besluiten worden genomen door het bestuur in overleg met de vrienden.

6. Van elke vergadering worden een verslag en een actie- en besluitenlijst gemaakt, die zo snel mogelijk na de vergadering worden verspreid onder de vrienden. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op het interne gedeelte van de website gepubliceerd.